Dlaczego ustawa o ochronie sygnalistów jest tak ważna? - Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A.

Zapisz się na nasz
NEWSLETTER

enpl

Utworzono: 03/07/2024

Kim jest sygnalista?

Sygnaliści  (ang. Whistleblowers), to osoby, które decydują się zgłosić nieprawidłowości mające miejsce w organizacjach, w których pracują lub z którymi są związane. Ich działania mają na celu nie tylko ochronę interesu pracodawcy, ale także interesu publicznego poprzez informowanie kierownictwa organizacji lub odpowiednich organów lub społeczeństwa o przypadkach naruszeń prawa, w tym m.in.  korupcji, przestępstw podatkowych czy środowiskowych. Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w walce z nadużyciami, ponieważ ich odwaga i gotowość do działania często prowadzą do ujawnienia problemów, które mogłyby pozostać ukryte.

Czego dotyczy ustawa o sygnalistach i co oznacza dla organizacji w praktyce?

Ustawa o sygnalistach, podpisana przez Prezydenta RP w dniu 21 czerwca 2024 roku, wprowadza regulacje mające na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscu pracy. Ustawa ta zobowiązuje podmioty sektora prywatnego i publicznego, które zatrudniają co najmniej 50 osób (nie tylko na podstawie umowy o pracę) do stworzenia i wdrożenia wewnętrznych procedur umożliwiających bezpieczne i skuteczne zgłaszanie naruszeń. W praktyce oznacza to, że podmioty obowiązane będą musiały:

  • ustanowić skuteczne, bezpieczne, poufne lub anonimowe kanały zgłaszania naruszeń umożliwiające przekazywanie zgłoszeń w formie pisemnej lub ustnej;
  • wdrożyć procedurę zgłaszania naruszeń oraz rejestr zgłoszeń zawierające elementy wymagane przez ustawę; co istotne, procedurę należy skonsultować z organizacją związkową lub przedstawicielami osób wykonujących pracę w czasie od 5 do 10 dni;
  • zapewnić poufność zgłoszeń i danych osobowych (w szczególności sygnalistów) przetwarzanych w ramach prowadzonych działań następczych;.
  • wyznaczyć i pisemnie upoważnić osoby przyjmujące i weryfikujące zgłoszenia o naruszeniach zgłaszanych przez sygnalistów;
  • zapewnić należytą staranność i bezstronność prowadzonych czynności wyjaśniających.

Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko konieczność ustanowienia lub dostosowania swoich dotychczasowych regulacji wewnętrznych do nowych wymogów prawnych, ale także podjęcia szeregu działań, w tym w szczególności edukacyjnych i komunikacyjnych, aby system dla sygnalistów wspierał organizację,  a nie zakłócał jej funkcjonowanie.

Jakie korzyści przyniesie sygnalista i rzetelnie wdrożony i zarządzany system?

Wdrożenie skutecznego systemu whistleblowingowego opartego na kulturze zaufania, otwartości i odpowiedzialności może przynieść  organizacji wiele korzyści:

  • zgłoszenia sygnalistów dają szansę na szybką reakcję na nieprawidłowości i zagrożenia, co pozwala uniknąć lub zminimalizować poważne konsekwencje prawne, finansowe i wizerunkowe,
  • zwiększa ona skuteczność w zarządzaniu ryzykiem wystąpienia naruszeń dzięki informacjom od sygnalistów opisującym nie tylko same naruszenia czy zagrożenia, ale także okoliczności ich wystąpienia;
  • pracownicy, widząc, że organizacja nie lekceważy zgłaszanych przez nich obaw, czują się wysłuchani, docenieni i zaangażowani w budowaniu bezpiecznego środowiska pracy; w konsekwencji może to prowadzić do większego zaufania oraz lojalności wobec pracodawcy.
  • buduje wizerunek rzetelnego i odpowiedzialnego pracodawcy i partnera biznesowego,
  • inicjatywa, która ma na celu poprawę kultury organizacyjnej, promowanie etycznego zachowania i odpowiedzialności prowadzi do tworzenia bardziej przejrzystego i sprawiedliwego środowiska pracy; czasami to właśnie poczucie bezpieczeństwa i sprawiedliwości może być przeważającym argumentem za odejściem lub pozostaniem w obecnym miejscu pracy.

Jak wdrożyć odpowiedni system dla sygnalistów i jakie elementy powinien zawierać?

Wdrożenie skutecznego systemu dla sygnalistów wymaga w szczególności:

  • zaangażowania kierownictwa we wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie systemu;
  • zaangażowania pracowników w początkowy proces szkoleniowo-wdrożeniowy;
  • opracowania skutecznej komunikacji zwiększającej świadomość i poczucie bezpieczeństwa u pracowników, co w przyszłości może przeważyć na decyzji o zgłoszeniu zauważonych naruszeń;
  • stworzenia jasnych, zrozumiałych i łatwo dostępnych procedur zgłaszania nieprawidłowości;
  • wyboru bezpiecznych (w tym poufnych i/lub anonimowych) i skutecznych kanałów zgłaszania naruszeń;
  • regularnych i angażujących szkoleń przypominających dla pracowników dotyczących samej idei whistleblowingu i jej znaczenia dla organizacji, a także procesu zgłoszeniowego;
  • rzetelnej i uczciwej obsługi zgłoszeń i podejmowania konsekwentnych decyzji;
  • zapewnienia bezpieczeństwa i poufności informacji, w tym w szczególności danych osobowych sygnalistów i innych osób, o których mowa w zgłoszeniach;
  • skutecznego przeciwdziałania i natychmiastowego reagowania na ewentualne działania represyjne wobec sygnalistów;
  • bieżącego monitorowania i oceny efektywności systemu oraz wprowadzania niezbędnych usprawnień.

Ile czasu na wdrożenie wymagań ustawy o sygnalistach mają podmioty obowiązane?

W związku z opublikowanemu 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw ustawy o ochronie sygnalistów, podmioty sektora prywatnego i publicznego mają tylko 3 miesiące na wdrożenie wymagań prawnych w zakresie ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń. Organy publiczne obowiązane do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych mają na to 6 miesięcy.

Wdrożenie systemu whistleblowingowego to nie tylko wymóg prawny, ale także inwestycja w długoterminowy rozwój i reputację firmy.

Zapraszamy do zapisów na nasze szkolenia z cyklu „Sygnaliści”. Programy szkoleń bazują na zagadnieniach z obszaru compliance, aktualnych regulacjach prawnych związanych z postacią sygnalisty, a także elementach skutecznego wdrożenia i zarządzania systemem zgłaszania naruszeń w organizacji.

Tekst opracowało PCBC wraz z partnerem biznesowym E-nform

Pozostałe wpisy na blogu

Cenimy prywatność użytkowników

Używamy plików cookie, aby poprawić jakość przeglądania, wyświetlać reklamy lub treści dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkowników oraz analizować ruch na stronie. Kliknięcie przycisku „Akceptuj wszystkie” oznacza zgodę na wykorzystywanie przez nas plików cookie.
Dostosuj Odrzuć Akceptuj wszystko

Dostosuj preferencje dotyczące zgody

Używamy plików cookie, aby pomóc użytkownikom w sprawnej nawigacji i wykonywaniu określonych funkcji. Szczegółowe informacje na temat wszystkich plików cookie odpowiadających poszczególnym kategoriom zgody znajdują się poniżej.
Pliki cookie sklasyfikowane jako „niezbędne” są przechowywane w przeglądarce użytkownika, ponieważ są niezbędne do włączenia podstawowych funkcji witryny.
Korzystamy również z plików cookie innych firm, które pomagają nam analizować sposób korzystania ze strony przez użytkowników, a także przechowywać preferencje użytkownika oraz dostarczać mu istotnych dla niego treści i reklam. Tego typu pliki cookie będą przechowywane w przeglądarce tylko za uprzednią zgodą użytkownika.
Można włączyć lub wyłączyć niektóre lub wszystkie pliki cookie, ale wyłączenie niektórych z nich może wpłynąć na jakość przeglądania.

Niezbędne
Zawsze aktywne

Niezbędne pliki cookie mają kluczowe znaczenie dla podstawowych funkcji witryny i witryna nie będzie działać w zamierzony sposób bez nich. Te pliki cookie nie przechowują żadnych danych umożliwiających identyfikację osoby.

Funkcjonalny

Funkcjonalne pliki cookie pomagają wykonywać pewne funkcje, takie jak udostępnianie zawartości witryny na platformach mediów społecznościowych, zbieranie informacji zwrotnych i inne funkcje stron trzecich.

Analityka

Analityczne pliki cookie służą do zrozumienia, w jaki sposób użytkownicy wchodzą w interakcję z witryną. Te pliki cookie pomagają dostarczać informacje o metrykach liczby odwiedzających, współczynniku odrzuceń, źródle ruchu itp.

Wydajność

Wydajnościowe pliki cookie służą do zrozumienia i analizy kluczowych wskaźników wydajności witryny, co pomaga zapewnić lepsze wrażenia użytkownika dla odwiedzających.

Reklama

Reklamowe pliki cookie służą do dostarczania użytkownikom spersonalizowanych reklam w oparciu o strony, które odwiedzili wcześniej, oraz do analizowania skuteczności kampanii reklamowej.
Odrzuć Zapisz ustawienia Akceptuj wszystko